Mucho tiempo y esfuerzo se pierde por no llevar las reuniones de la manera apropiada. Si usted ha planificado bien su reunión, lo único que le falta para sacarles el mayor provecho es saberlas manejar.

Para lograrlo le recomendamos:
• Al inicio, explique el propósito de la reunión. Si es necesario determine las normas del desarrollo de la reunión.
• Verifique la asistencia. No tolere asistencias tardías ni interrupciones.
• Haga la presentación de cada uno de los puntos del orden del día, asignando tiempos para cada uno de ellos.
• Abra la discusión invitando a los miembros a expresar sus opiniones; déles oportunidad de hablar a todas las personas que tengan algo que aportar.
• Controle la discusión. No tema interrumpirla si piensa que se está desviando de su objetivo y se está perdiendo tiempo. Mantenga siempre la cohesión del grupo.
• Si la discusión se complica y hay muchas opiniones diversas, haga un resumen para aclarar lo que se ha entendido.
• Respete las normas de tiempo.
• Después de discutir cada uno de los asuntos, haga un resumen de las decisiones que se tomaron y de las conclusiones.
• Cambie su estilo de liderazgo para adaptarse al tipo de reunión (Solución de Problemas, Evaluación, Planeamiento, Información, Toma de decisiones, etc.). • Diagnostique y trate las agendas ocultas.
• Resuelva con tacto y de una manera efectiva los casos difíciles.
• Para finalizar la reunión, haga un resumen de todo lo que se ha logrado. Si es necesario tomar alguna medida adicional, asigne las responsabilidades correspondientes y fije una fecha límite para su cumplimiento. De ser necesario, establezca el propósito y la fecha de la siguiente reunión.

Durante la reunión, quien la dirige nunca debe:
• Tratar de dominar el raciocinio de los participantes.
• Cambiar el aporte de un participante, de tal forma que él no lo reconozca más.
• Decir a un participante que está errado, deje que el grupo tome esa decisión.
• Indicar a los participantes lo que ellos deben hacer.
• Hacer preguntas dirigidas, diga: «Qué sucedería si...» o «Cuál fue su experiencia...?, en vez de: «No cree Ud. que...?»
• Hablar tan enredado que los participantes no lo puedan entender.
• Discutir ni ridiculizar a nadie.
• Tomar partido.
• Tratar de ser muy chistoso.
• Presentarse como el experto o la autoridad.
• Dejar que alguien monopolice la discusión, incluyéndose él mismo.
• Hablar más de lo necesario al presentar un tópico o problema.
• Permitir conversaciones bilaterales.
• Responder preguntas de los participantes, devuélvalas al grupo.

Adicionalmente no olvide después de la reunión:
• Hacer llegar copias del acta de la reunión tanto a quienes asistieron como a quienes no lo hicieron. El acta debe ser una descripción fiel y breve de las deliberaciones, y en ella debe mencionarse las decisiones que se tomaron durante la reunión, los nombres de las personas encargadas de tomar las acciones necesarias, y el tiempo de ejecución de las mismas.
• Controlar y verificar el progreso de la ejecución de las medidas acordadas durante la reunión.
Gente eficiente es quien logra racionalizar su tiempo durante cada uno de los minutos del día. Revise cómo está actuando tanto en su vida profesional, como en las otras áreas de su existencia.